Was sollte bei der Lohnabrechnung unbedingt beachtet werden?
Arbeitgeber haben die Pflicht, ihren Mitarbeitern am Ende des Monats, aber spätestens nach der Auszahlung des Lohns eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung zu stellen. Die Abrechnung muss viele verschiedene Daten enthalten, die sogar gesetzlich vorgeschrieben sind. Besonders kleinere Unternehmen erstellen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst. Diese Dinge sollten beim Erstellen der Lohnabrechnung unbedingt beachtet werden.
Die Lohnabrechnung muss die vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten
Wenn Arbeitgeber eine Lohnabrechnung erstellen, muss der obere Teil des Dokuments aus verschiedenen Pflichtangaben bestehen. Zu diesen Angaben, die in der Gewerbeordnung vorgeschrieben sind, zählen:
- der vollständige Name des Arbeitgebers und die Adresse
- der vollständige Name des Arbeitnehmers, seine Adresse und sein Geburtsdatum
- die Steuer-ID, Steuerklasse und Versicherungsnummer des Angestellten
- der Beginn des Beschäftigungsverhältnisses
Des Weiteren müssen auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung der genaue Abrechnungszeitraum und das Datum angegeben werden. Den Abschluss bilden die Unterschrift und der Firmenstempel des Unternehmens. Es gibt in Deutschland keine verbindlichen Regelungen darüber, wie der formale Aufbau einer Lohnabrechnung auszusehen hat. Allerdings ist nach § 108 GewO die Lohnabrechnung in Textform vorgeschrieben. Die Abrechnung kann dem Arbeitnehmer daher als Dokument in Papierform oder auch digital als Anhang in einer E-Mail ausgehändigt werden. Aus Gründen des Datenschutzes muss die E-Mail allerdings verschlüsselt sein.
Die Lohnabrechnung muss das Sozialversicherungsbrutto und das Steuerbrutto enthalten
Für den Arbeitnehmer oder Angestellten ist bei seiner Lohn- oder Gehaltsabrechnung in erster Linie der Auszahlungsbetrag wichtig. Allerdings sind die Bruttobeträge wie das Sozialversicherungsbrutto und das Steuerbrutto ebenfalls sehr wichtig bei einer Abrechnung. Ddurch sit erkennbar, ob die Beträge richtig berechnet wurden. Aus dem sogenannten Steuerbruttobetrag werden die Steuern berechnet, die der Arbeitgeber zu entrichten hat. Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls auch die Kirchensteuer aufführen. In der Sparte für das Sozialversicherungsbrutto werden die Arbeitnehmeranteile für die verschiedenen Sozialversicherungsbeiträge aufgeführt. Zu diesen Beiträgen zählen die Krankenversicherung, die Rentenversicherung, die Pflegeversicherung und die Arbeitslosenversicherung. Des Weiteren enthält eine Abrechnung in diesem Bereich mögliche Schichtzulagen, Gratifikationen und oft auch die Beträge für vermögenswirksame Leistungen.
Die Lohnabrechnung muss dem Arbeitnehmer personalisiert überreicht werden
Die Auszahlung des Monatslohns durch den Arbeitgeber muss so erfolgen, wie es im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Dies kann nach dem Gesetzgeber zum 1. oder zum 15. des Monats sein. Damit der Arbeitnehmer seine Abrechnung und die Auszahlung des Monatslohns überprüfen kann, muss die Aushändigung der Lohn- oder Gehaltsabrechnung etwa zum gleichen Zeitpunkt erfolgen. Die Aushändigung einer schriftlichen Abrechnung muss in den Unternehmen personalisiert erfolgen. Die Lohnabrechnung muss dem Arbeitnehmer also persönlich durch den Arbeitgeber, einen Vorgesetzten oder durch die Buchhaltung des Unternehmens in einem Kuvert überreicht werden, das zugeklebt ist. Auch die schriftliche Zusendung mit der Post ist möglich.
