Was ist bei Bewirtungsbelegen zu bachten?
Im geschäftlichen Miteinander zählt es bereits seit geraumer Zeit zum guten Ton und gilt als Höflichkeit, Geschäftspartner zu einem Essen einzuladen. Dies schafft meist auch die Grundlage, um die geschäftlichen Beziehungen in lockerer und angenehmer Atmosphäre weiter zu vertiefen. Es spricht auch nichts dagegen, sofern die Aufwendungen für ein Geschäftsessen im Anschluss von der Steuer abgesetzt werden.
Was sind Bewirtungskosten?
Bewirtungskosten sind im Steuerrecht all diejenigen Kosten, die für die Bewirtung von Personen entstehen, die nicht die Arbeitnehmer des jeweils Steuerpflichtigen sind. Als Bewirtungskosten werden daher aus geschäftlicher Veranlassung heraus durch den Steuerpflichtigen bezahlte Speisen, Getränke und für den sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel anerkannt. Auch die Nebenkosten eines Geschäftsessens zählen zu den Bewirtungskosten. Dies können beispielsweise Garderobengebühren im Lokal sein. Der Gesetzgeber definiert jedoch eindeutig, dass die Beköstigung des Geschäftspartners im Vordergrund stehen muss. Kinobesuche oder Dampferfahrten mit Kaffee und Kuchen werden demnach also schwerlich als Geschäftsessen anerkannt, da die Bewirtung hier nicht zwingend im Vordergrund der Veranstaltung steht. Bewirtungskosten müssen außerdem angemessen sein.
Der Bewirtungsbeleg
Hat die Bewirtung des Geschäftspartners in einer Gaststätte stattgefunden, so genügt eine maschinell erstellte und registrierte Rechnung durch die Bedienung oder ein Bewirtungsbeleg (R 4.10 Abs. 8 EStR 2012). Keinesfalls darf die Rechnung handschriftlich erstellt sein. Ein Bewirtungsbeleg der Gaststätte muss folgende Angaben enthalten: Name und Anschrift der Gaststätte; Rechnungsnummer; Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID der Gaststätte; Datum des Geschäftsessens; Auflistung der einzelnen Speisen und Getränke; Gesamtbetrag der Rechnung. Der Steuerpflichtige hat ferner noch folgende Angaben hinzuzufügen: die Namen aller Teilnehmer des Geschäftsessens; den konkreten Anlass der Bewirtung. Übersteigt der Rechnungsbetrag die Summe von 150 Euro, müssen zusätzlich der Name des Gastgebers, der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag separat angegeben werden. Handelt es sich bei den Teilnehmern am Geschäftsessen um eine größere Personenzahl, so genügt es, die Anzahl der teilnehmenden Personen und eine Sammelbezeichnung dieser Personengruppe anzugeben. Die erforderlichen zusätzlichen Angaben können entweder auf dem Bewirtungsbeleg oder aber auf einem separaten Blatt durch den Gastgeber gemacht werden.
Zeitnah und unterschrieben
Die Angaben müssen zeitnah erfolgen. Es ist von Vorteil, sofern Bewirtungsbelege jeweils unterschrieben werden. Trinkgelder, die nicht maschinell auf der Rechnung ausgewiesen sind, müssen gesondert vermerkt werden.
