Wie muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden?

Immer wieder sorgen Fahrtenbücher für Querelen zwischen Freiberuflern oder Selbständigen und den jeweils zuständigen Finanzbehörden. Meist ist dabei die Art und Weise der Führung des Fahrtenbuches der Stein des Anstoßes.

Gründe für ein Fahrtenbuch

Jedoch, sofern die eindeutige Feststellung des Fahrzeugführers nicht mehr möglich ist, kann auch die Straßenverkehrsbehörde einem Fahrzeughalter nach einem schwerwiegenden Verkehrsverstoß die Auflage erteilen, für das betreffende Kraftfahrzeug ein Fahrtenbuch zu führen (gemäß § 31a StVZO). Ist Unternehmen mit eigenem Fuhrpark ist es notwendig, für Firmenfahrzeuge Fahrtenbücher zu führen, damit der Controller oder Fuhrparkleiter jeweils aussagefähig zu Verwendung und Kosten der einzelnen Firmenfahrzeuge ist. Ein teilweise privat genutzter Firmenwagen muss versteuert werden. Dies geschieht entweder durch die Anrechnung von 1% des Brutto-Listenpreises des Fahrzeuges als monatlicher geldwerter Vorteil oder durch die Führung eines Fahrtenbuches, um den tatsächlichen Anteil der privaten Nutzung zu ermitteln.

Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung

Für die ordnungsgemäße Führung eines Fahrzeuges gibt es Grundsätze, da es vor den Finanzbehörden ein Beweismittel darstellt. Sämtliche Eintragungen in das Fahrtenbuch müssen daher zeitnah erfolgen. Die Geschlossenheit der Form wird verlangt, um Änderungen und Streichungen erkennbar zu machen. Lose Blattsammlungen werden daher nicht anerkannt. Auch Ausdrucke von Excel-Tabellen sind unzulässig. Jede dienstliche Fahrt muss folgende Angaben enthalten: Datum und Reiseziel, aufgesuchte Person, Gegenstand der Fahrt und genauer Kilometerstand am Ende der Dienstfahrt. Die Adresse muss exakt angegeben sein. Ein Verweis auf andere Unterlagen ist unzulässig, da das Fahrtenbuch sämtliche Angaben enthalten muss. Wurden Umwege gefahren (beispielsweise aufgrund eines Staus oder wetterbedingt), so sind diese Umleitungen stets gesondert auszuweisen. Da jedes Fahrtenbuch Beweischarakter hat, müssen alle handschriftlichen Eintragungen stets sehr gut leserlich ausgeführt werden.

Anerkenntnis als Beweismittel

Nur bei Vorlage dieser Mindestanforderungen wird das Fahrtenbuch von den jeweils zuständigen Finanzbehörden auch als Beweismittel anerkannt. Um ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen, können die entsprechenden Fahrtenbücher genutzt werden, die im Schreibwarenhandel zu erwerben sind. Es ist dabei jedoch üblich, das Fahrtenbuch jeweils nur einem bestimmten Fahrzeug zuzuordnen. Daher enthält das Fahrtenbuch eingangs meist Angaben zum Fahrzeug (Kfz-Typ, Kfz-Brief-Nummer, Fahrgestell-Nummer, Leistung in PS oder Kilowatt, TÜV-Termin und polizeiliches Kennzeichen) sowie Angaben zum Fahrzeughalter (Name, Wohnort, Telefon).